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Una finestra sulla Biblioteca > Luglio 2020

Il bibliotecario "agile" durante lo smart working

(di Sabrina Tirri)

Il 2020 è stato e continua ad essere un anno particolare, che non dimenticheremo facilmente, e seppur dovesse accadere, l’amnesia avrà una sua motivata giustificazione, nata da una reazione conscia o inconscia di difesa. L'istinto di autoconservazione e di sopravvivenza dell'uomo, quando esso si presenta più forte della paura, mette in moto delle strategie notevoli al fine di poter continuare il proprio percorso. Il covid19 ha ribaltato una buona parte di quell'ottimismo su cui si è costruita la società di oggi, altamente tecnologica; sembrava che potesse essere tutto sotto controllo, e invece un virus, portato da chissà chi o cosa, ha accresciuto quel senso di precarietà e fragilità della condizione umana. Il lockdown, dichiarato in uno stato di emergenza e come forma di protezione da un nemico invisibile, ha significato per molti chiusura, interruzione, punto di arrivo di un qualcosa... molti dei nostri "fratelli" sono morti...  molti altri hanno perso il lavoro...  Nessuna parola o riflessione purtroppo potrebbe essere di conforto in questo momento; forse, il silenzio sarebbe l’unica e più valida forma di rispetto. Il lockdown è stato però anche continuità per molte categorie di lavoratori; nonostante il grave pericolo, esse hanno dovuto continuare ad operare nei propri ambienti, e senza addentrarci nella specificità del loro servizio, le ringraziamo tutte allo stesso modo. La Biblioteca di Montevergine, che, all’inizio di marzo, ha dovuto chiudere l’accesso ai suoi utenti, e poi anche ai suoi dipendenti, ha cercato, dal canto suo, di portare avanti il suo lavoro e l’ha potuto fare attraverso la modalità dello smart working. Se da un lato, per causa di forza maggiore, sono stati messi da parte i servizi che essa offre al pubblico (consultazione, prestito e fotoriproduzione, riattivati solo da qualche mese con le dovute cautele), dall'altro, i dipendenti hanno potuto eseguire da remoto tutte quelle attività possibili. Tralasciando la sezione amministrativa, impegnata, tra l’altro, con il protocollo informatico, visione e inoltro circolari, pec, ordini di acquisti e pagamenti attraverso il MepA, qui ci occuperemo di quello che hanno fatto gli operatori della biblioteca, che sono di solito a più stretto contatto con l’utenza. Il modello organizzativo dello smart working, pensato ed adottato già da qualche anno da alcune aziende e dalla pubblica amministrazione come modalità ordinaria di lavoro, visti i vantaggi organizzativi e produttivi, è stato valutato attentamente dallo Stato italiano come utile arma atta a fronteggiare la singolare e drammatica situazione che stiamo vivendo; il suo utilizzo ha permesso di portare avanti delle attività riducendo al minimo i rischi e le possibilità di contagio. Riflettendo su cosa l’istituto avrebbe potuto fare da remoto, l’attenzione è caduta subito su alcuni elementi, quale l’aggiornamento delle pagine del sito, con l’ampliamento della sezione “Archivio” dedicata alla trascrizione degli inventari di p. Giovanni Mongelli, e su un aspetto della catalogazione, che in biblioteca viene spesso accantonato a causa del tempo e della riduzione sempre più crescente del personale (approfittiamo per dire che la biblioteca perderà, causa pensionamento, tra il 2020 e l’inizio del 2021 tre dei suoi “storici” funzionari). Ci occuperemo in questa sede dello “spoglio”, che, in ambito biblioteconomico, significa descrizione di titoli analitici, ovvero descrizione di parti contenute in una risorsa seriale o monografica. Non potendo portare a casa una mole di libri per il lavoro di catalogazione, abbiamo pensato quindi di dedicarci ai periodici, che, a seconda del tipo di biblioteca, possono essere di argomento storico, sociale, religioso, economico, politico etc.. La gestione catalografica del seriale è particolare; il periodico è costituito da un numero variabile di fascicoli, a seconda della sua periodicità: all’anno saranno 6 se bimestrale, 2 se semestrale, 365 circa se quotidiano, 24 se quindicinale, 1 se annuale. Indipendentemente dalla sua consistenza, il numero di ingresso si assegna di norma al primo fascicolo pubblicato e vale per tutta l’annata. Nei programmi di catalogazione viene inserito il titolo del periodico, la cui descrizione si distribuisce in tutte le sue aree: area del titolo e dell’indicazione di responsabilità, della numerazione, della  pubblicazione, della descrizione fisica, delle note. Dalla scheda bibliografica, che traccia la nascita e la morte del periodico, i nomi dei responsabili o dei curatori, la città in cui stato edito, eventuali cambiamenti etc., si passa alle informazioni specifiche di ogni singola biblioteca, che registra il suo posseduto nella gestione del documento fisico, nei campi della consistenza della collocazione, di esemplare e di indice. Sottolineiamo un dato importante che riguarda appunto i periodici, quello di cercare di non disdire l’abbonamento di un seriale durante la sua pubblicazione per non incorrere in annate mancanti o lacunose; questo modo di operare è però difficile da mantenere, perché gli istituti culturali annualmente vengono colpiti da numerosi tagli che incidono anche sulle riviste. Il periodico è una fonte preziosa di informazioni perché al di là dell’intitolazione generale si raccolgono e si susseguono articoli e contributi a firma di diversi autori. Per dare visibilità alle notizie contenute e agevolare la ricerca all’utente è necessario descriverle nel dettaglio, creando i cosiddetti “spogli”. In questo modo si evita di far perdere tempo al lettore, come vuole la quinta legge di Ranganathan; lo studioso non sarà più costretto a spulciare tutte le annate di queste riviste per vedere se all’interno possa esserci qualcosa di consono ai suoi studi; la ricerca avverrà attraverso il cuore principale della biblioteca, ossia il catalogo, strumento che permette l’adozione di filtri per una ricerca molto più particolareggiata. Ecco il bibliotecario facilitatore, che semplifica la vita all’utente, andandogli incontro e riducendo i suoi tempi di ricerca, e il bibliotecario catalogatore, che fa crescere di contenuti, di informazioni, di notizie il catalogo, sebbene lo spazio della biblioteca, ovvero gli scaffali, non venga occupato da nuove unità o documenti fisici. I periodici, che sono stati presi in considerazione a tale scopo, sono quelli legati alla storia religiosa, culturale e sociale dell’Irpinia, ricchi di contributi di straordinaria importanza non reperibili in nessun altro testo, e sono: Rassegna storica irpina, Vicum, I quaderni di Vìcatim, Irpinia: rassegna di cultura storica, Storia illustrata dell’Irpinia, Civiltà altirpina, Il Bollettino del Santuario; fa eccezione solo la Campania sacra, che si riferisce ad un territorio molto più ampio. Sfortunatamente molte di queste riviste sono cessate, ossia non sono più pubblicate; anche qui le cause sono molteplici, tra cui la mancanza di risorse sia umane che finanziarie; il  bollettino di Montevergine, invece, continua a vivere grazie all’impegno dei monaci bianchi e dei suoi collaboratori.
Ora provvederemo a trattare questioni un po’ più tecniche, prendendo in esame come avviene la costruzione del legame tra il periodico e le sue varie parti, augurandoci di non annoiare nessuno. Per la creazione dello spoglio, bisogna partire dal titolo generale della risorsa seriale presente nel nostro applicativo d’uso, l’Sbnweb. Dal menu a tendina della gestione bibliografica si seleziona: “Crea titolo analitico (N)”; “N” è la lettera dell’alfabeto che ne specifica la natura. La descrizione dello spoglio si limita all’area del titolo e dell’indicazione di responsabilità, e a quella delle note. Le informazioni per la prima area si ricavano dal frontespizio o occhietto che precede il contributo, o dalla prima pagina del contributo stesso, come è avvenuto nel nostro caso. Subentrano le fonti complementari, dell’indice o del sommario o le altri parti della risorsa, in assenza dei precedenti o per la loro poca chiarezza. Precisiamo che il nome dell’autore se figura alla fine del contributo verrà riportato nell’area 1 senza le parentesi quadre,  a differenza di quanto avviene con la descrizione degli altri materiali.
Prima di digitare il bottone “Conferma”, bisogna valorizzare i campi del SICI, l’identificatore standard relativo al fascicolo o all’articolo di un seriale, e della nota al legame. Il codice, che identifica in maniera univoca il fascicolo o l’articolo di un seriale, è di costruzione piuttosto recente, quindi in questi periodici non è presente; il suddetto campo è stato riempito in questi casi dall’anno in cui è uscito l’articolo, elemento che funge da filtro quando si esaminano i titoli collegati ad un determinato periodico. Nella “nota al legame” è stata riportata la numerazione del fascicolo in cui è localizzato l’articolo, composta dall’annata, dal numero del fascicolo, dalle indicazioni di mesi e di anno, e dalle pagine.  Come per le monografie o altri titoli, anche per gli spogli il sistema SBN fa scattare un codice alfanumerico di 10  elementi, univoco nella sua funzionalità. La descrizione analitica deve essere collegata poi ai responsabili intellettuali, e al titolo parallelo o quello sviluppato se presenti. La soggettazione, invece, è facoltativa, ma noi abbiamo preferito farla, ove plausibile, trattandosi di opere legate al nostro patrimonio e territorio culturale. Come spesso accade, solo lavorando o leggendo, si scoprono cose di cui si è ignari. Degli esempi riguardano i contributi che si ripetono all’interno del periodico; in caso di una rubrica, infatti, che viene pubblicata regolarmente in una risorsa seriale, si riporta nella nota al legame come localizzazione, la numerazione della prima unità seguita solo dal trattino, se è in corso, oppure dalla numerazione dell’ultima unità, se cessata; in caso di un contributo che è distribuito in più parti, la descrizione è unica e nella nota al legame si aggiungono tutte le numerazioni che lo riguardano con le relative pagine, indicando nelle “ note di contenuto” quante parti esso comprende, usando la seguente formula: “Si compone di 3, 5, 10 .. parti.” Se fino a qualche mese fa le testate di queste riviste erano visibili nell’opac limitatamente alla loro descrizione, ora esse si arricchiscono di un lungo elenco di titoli (in tutto questo periodo sono circa 1000 quelli inseriti), linkabili, che rimandano alla loro localizzazione nel seriale.